Denna personuppgiftspolicy gäller bolagen inom koncernen Workation Group AB (”Workation Group” org nr 559055-3664). Här ingår Görvälns Slott AB ( 556644-6984) samt Hufvudsta Gård Mat & Möten AB (556442-4090). För övriga bolag inom Workation Group, vänligen se bolagens enskilda personuppgiftspolicys.

Vi behandlar Personuppgifter för att kunna erbjuda bolag och privatpersoner våra tjänster. För att kunna göra detta behöver vi samla in och behandla en del personuppgifter.

Denna personuppgiftspolicy förklarar hur vi samlar in och behandlar personuppgifter rörande dig som är kontaktperson eller företrädare för våra tidigare, nuvarande och potentiella kunder (”Kontaktperson”) samt om dig som privatperson när du anlitar oss för att utföra tjänster åt dig (”Privatperson”). Vidare beskriver den dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

Med ”Personuppgifter” avses all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en idag levande fysisk person.

Denna Personuppgiftspolicy gäller användare av Workation Groups webbplatser; gorvalnsslott.se, hufvudstagard.se samt Workation Groups kunder som på annat sätt lämnar sina personuppgifter till Workation Group eller kommer i kontakt med Workation Groups tjänster.

Workation Group använder Personuppgifter främst för att administrera, tillhandahålla, utveckla och underhålla Tjänsterna, bearbeta dina bokningar, optimera din upplevelse av Tjänsterna och individualisera kommunikationen med dig.

Var vänlig och läs denna personuppgiftspolicy noga för att förstå hur och för vilka ändamål vi behandlar dina Personuppgifter. Genom att använda våra tjänster kommer vi att behandla dina Personuppgifter i enlighet med vad som anges i denna personuppgiftspolicy. Om lagen kräver ett mer specifikt samtycke från dig kommer vi naturligtvis fråga efter ett sådant.

Denna personuppgiftspolicy tillsammans med Workation Groups Användarvillkor och Workation Groups Cookie policy och eventuella andra villkor som reglerar Workation Groups behandling av Personuppgifter anger grunden för hur vi behandlar Personuppgifter som du lämnar till oss när du använder våra tjänster eller som vi samlar in om dig.

Workation Group AB är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som vi samlar in och behandlar när vi anlitas av dig eller din uppdragsgivare inom Workation Group koncernen.

Som personuppgiftsansvarig behandlar vi alltid dina personuppgifter i enlighet med vad som framgår av denna policy. Du kan alltid förvänta dig att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt hos oss.
Du kan när som helst kontakta oss om du har frågor kring dina personuppgifter, genom att maila oss eller genom att ringa oss. Våra kontaktuppgifter hittar du på vår kontaktsida

1. PERSONUPPGIFTER SOM SAMLAS IN OM DIG

Workation Group samlar in olika typer av uppgifter om dig, delvis beroende på om du är en Kontaktperson eller en Privatperson. Det är alltså inte nödvändigtvis så att vi kommer att behandla alla dessa typer av personuppgifter i just ditt fall.

• Kontaktuppgifter. När du, för egen eller din uppdragsgivare räkning, vill anlita oss för tjänster behöver du uppge ditt namn, telefonnummer, adress och e-post.

• Bolagsuppgifter. När du som Kontaktperson för din uppdragsgivares räkning vill anlita oss behöver vi bolagets namn, organisationsnummer, adress samt uppgifter om din behörighet att företräda bolaget.

• Information om kontakter mellan oss. När du för egen eller din uppdragsgivares räkning har kontakt med oss, mottar vi sådana personuppgifter som skickas till oss via e-post, vanlig post eller information som vi mottar på telefon eller på annat sätt. Observera att vi emottar all information du skickar till oss.

• Hälsouppgifter. Du kan lämna uppgifter om din hälsa, till exempel sjukdomar eller funktionshinder. Det är frivilligt att lämna denna typ av hälsouppgifter. Underlåtelse att lämna denna typ av uppgifter kan resultera i att finns en risk för att du inte får den hjälp du behöver under din vistelse hos oss.

2. HUR DINA UPPGIFTER SAMLAS IN

• Information som du ger till oss. Merparten av alla uppgifter lämnar du själv till oss, till exempel när du kontaktar gör en bokning via vår hemsida, e-mail, per telefon eller på plats hos någon utav våra bolag. Det är frivilligt att lämna uppgifter till oss, men en del uppgifter måste du dock lämna för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig eller din uppdragsgivare. Till exempel behöver du som Privatperson bland annat uppge ditt namn, telefonnummer och hemadress, och du som Kontaktperson behöver lämna namn och kontaktuppgifter som vi kan nå dig på.

• Information vi samlar om dig. Gällande dig som Kontaktperson kan vi även få personuppgifter från din arbetsgivare eller det företag du representerar.

• Information som samlas in på andra sätt. Ibland kan uppgifter även samlas in från andra än dig. Vi kan till exempel, om behövligt, samla in information från tredje part som lämnar personuppgifter om dig eller andra personer i sällskapet, t.ex. om du har bokat våra tjänster via en återförsäljare eller om en person genomför en bokning där du ingår i bokningen eller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning.

3. SÅ HÄR ANVÄNDS DINA UPPGIFTER

Workation Group samlar in Personuppgifter för olika ändamål. Vilka Personuppgifter som samlas in och hur de samlas in beror på vilka Tjänster du använder.
Dina personuppgifter används huvudsakligen för att tillhandahålla, utföra och förbättra de uppdrag vi utför för din eller din uppdragsgivares räkning. Workation Group behandlar dina personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

• För att tillhandahålla tjänsten. Din person- och kontaktinformation kommer att behandlas för att administrera och för att tillhandahålla dig Tjänsten (dvs. för att kunna fullgöra avtalet). Till exempel används dina personuppgifter för att boka hotell och restaurang. Teknisk data används för att säkerställa att vår sajt presenteras på bästa sätt för dig.

• För utskick och information. Din person- och kontaktinformation (bl.a. e-post och mobiltelefon) kan komma att användas för att skicka meddelanden till dig, t.ex. påminnelser och bokningsbekräftelser. Kommunikationen görs för att kunna fullgöra avtalet mellan oss och för andra berättigade intressen.

• För utskick och tillhandahållande av information. Vi använder dina personuppgifter för utskick och tillhandahållande av information via e-post, sms och/eller telefonsamtal för att fullgöra avtalet med dig. Detta inkluderar bland annat att skicka dig bokningsbekräftelse, viktig information inför och under din vistelse hos oss, erbjudanden kopplade till bokningen, eventuella avvikelser som skulle kunna uppstå och betalningspåminnelser.

• För att genomföra undersökningar. Dina kontaktuppgifter och bokningsinformation används även för en enkätundersökning som skickas till dig efter din vistelse. Syftet med enkätundersökningen är att vi ska kunna förbättra och utveckla Tjänsten och sker med stöd av berättigade intressen. Enkätundersökningen är frivillig.

• För att hantera försäkringsärenden. Dina personuppgifter kan behöva användas för hanteringen försäkringsärenden, till exempel i det fall du skadar dig under din vistelse eller om dina tillhörigheter skulle komma bort.

• För att skapa samlad statistik. Dina personuppgifter kan komma att användas för att skapa statistik i aggregerad form, där uppgifterna inte är identifierbara. Statistik kan till exempel röra genomsnittlig ålder på våra gäster. Statistikföringen sker med stöd av berättigat intresse.

• För att uppfylla rättsliga krav. Vi behandlar dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet, redovisning, reklamation m.m

• För att ingå och fullfölja avtal. Dina personuppgifter kommer framförallt att behandlas för vi ska kunna ingå avtal med dig eller det företag du representerar, och tillhandahålla tjänster enligt avtalet. Till exempel måste vi behandla personuppgifter för att kunna identifiera vem som är beställare eller Kontaktperson och sedan kunna tillhandahålla avtalade tjänster. Den rättsliga grunden för denna behandling är att uppfylla våra avtalsförpliktelser och att utöva andra legitima intressen, till exempel vårt intresse att ingå och uppfylla överenskommelser, förfrågningar och bokningar. Detta ligger förhoppningsvis även i ditt eller din uppdragsgivares intresse.

• För marknadsföring av våra tjänster. Ditt namn och din e-postadress kan användas för att kommunicera våra tjänster till dig. Till exempel kan vi skicka nyhetsbrev, information om våra tjänster och andra erbjudanden. Den rättsliga grunden för denna behandling är att utöva ett legitimt intresse, till exempel vårt intresse att marknadsföra våra tjänster, att vårda våra affärsrelationer och hålla dig informerad om vår verksamhet. Om du inte längre vill ha sådan kommunikation kan du följa anvisningarna i det mail som du mottagit från oss eller kontakta oss.

• För att skydda våra affärsintressen och kunna ta tillvara våra juridiska rättigheter. Vi kan använda information om dig om det krävs enligt lag eller om vi anser att det är nödvändigt för att vi ska kunna ta tillvara våra juridiska rättigheter och intressen, t.ex. i samband med att anspråk riktas mot oss, för att uppnå regelefterlevnad eller fullgöra revisionsskyldighet samt för att lämna upplysningar i samband med ett förvärv, fusion eller försäljning av vår verksamhet.

• Bokning via en online Travel Agency (OTA). När du bokar ett hotell via en online Travel Agency, så som Boookings.com eller hotels.com (digital partner) lämnar du dina personuppgifter till dem. Dessa personuppgifter ansvaras för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras personuppgiftspolicy. När en bokning är genomförd genom en OTA skickar de vissa personuppgifter till respektive hotell för att bekräfta att bokningen är gjord. När du bokar genom en resebyrå lämnar du själv dina personuppgifter till resebyrån som behandlar dina personuppgifter i sin verksamhet. Resebyrån kan därför identifiera dig t.ex. med hjälp av ditt bokningsnummer.

Vi ansvarar inte för respektive aktörers hantering av de personuppgifter du själv lämnat direkt till dessa.

• Marknadsföring. Vi använder oss också av personifiering i vår kommunikation via sociala medier och webannonsering på andra webbplatser. För analys av användarmönster och personifiering använder vi oss av cookies. Du kan läsa mer om vår cookiepolicy här.

4. SÅ LÄNGE SPARAS DINA UPPGIFTER

Dina personuppgifter sparas bara så länge uppgifterna behövs för att uppfylla syftet med behandlingen. Tyvärr går det inte att på förhand ange exakt hur länge detta är för alla uppgifter. Generellt sett sparas dina personuppgifter så länge vi har ett pågående avtalsförhållande, det vill säga under den tid vi utför tjänster för din eller din uppdragsgivares räkning, samt så länge du kan göra gällande en garantiförpliktelse eller reklamation mot oss.

Vissa av dina personuppgifter kan ibland behöva sparas en längre tid, om det krävs för att uppfylla rättsliga skyldigheter. Dessa skyldigheter kommer bland annat från bokförings- och skattelagstiftning. Om dina uppgifter måste sparas på grund av legala skyldigheter, kommer uppgifterna bara användas för att uppfylla dessa skyldigheter och inget annat.

Vi sparar även kontaktuppgifter till dig under en längre tid än avtalstiden för att vi ska kunna kontakta dig i efterhand. Personuppgifter som sparas för detta syfta gallras med jämna mellanrum och om inte annat senast 7 år efter det senast utförda uppdraget.

5. DINA UPPGIFTER DELAS MED ANDRA

Dina personuppgifter kan ibland behöva överföras till eller delas med andra. Till exempel kan dina personuppgifter delas med:

• Personer som arbetar hos oss. Dina personuppgifter kommer att delas med personer som arbetar inom Workation Group, men bara personer som behöver tillgång till dem för att kunna utföra sina arbeten.

• Leverantörer och underleverantörer. Dina personuppgifter kan behöva överföras till eller delas med utvalda företag som levererar olika typer av tjänster till oss eller som agerar som underleverantörer i uppdrag som vi utför för din eller din uppdragsgivares räkning. Dessa företag får bara behandla dina personuppgifter enligt instruktioner från oss.

• Myndigheter. Workation Group kan komma att lämna nödvändig information till svenska och utländska myndigheter såsom Skatteverket, polis, gränskontroller, eller andra myndigheter, om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det.

6. DINA UPPGIFTER KAN BEHANDLAS UTANFÖR EU/ EES

Workation Group strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Dina personuppgifter kan dock ibland behöva överföras till företag utanför EU/EES.
Du bör känna till att andra regler kan gälla för dina personuppgifter utanför EU/EES, som ibland kan innebära ett sämre skydd. Workation Group kommer dock se till att alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder finns på plats för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå (t.ex. godkända standardklausuler och Privacy Shield). Du kan alltid kontakta oss om du har frågor kring tillämpliga skyddsåtgärder.

7. DINA RÄTTIGHETER

Det är dina personuppgifter. Du har därför rätt att få information om och påverka hur dina personuppgifter behandlas av oss. Här följer en kort sammanfattning av dina rättigheter.

• Rätt att invända mot behandling. Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för berättigade intressen. I så fall måste vi antingen bevisa att det finns berättigade skäl för behandlingen, som överväger dina intressen, eller sluta med behandlingen. Du kan alltid kontakta oss för att få mer information om den intresseavvägning som har gjorts.

• Rätt att få tillgång till och flytta din data. Du kan när som helst begära en kopia av dina personuppgifter och information om hur dessa har inhämtats, används, delas m.m. Du har även rätt att överföra dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

• Rätt att radera uppgifter. Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om dessa inte längre är nödvändiga för syftet som uppgifterna samlades in för, eller om det saknas laglig grund för att behandla uppgifterna.

• Rätt att rätta felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter rättas. Du har även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

• Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas tills felaktiga uppgifter har rättats eller en invändning från dig har utretts.

Du bör känna till att det kan finnas ytterligare krav eller bestämmelser som begränsar, eller utökar, dina rättigheter. Till exempel kan legala skyldigheter hindra oss från att lämna ut eller flytta delar av dina uppgifter, eller från att omedelbart radera dina uppgifter.
Du har rätt att efter en skriftlig ansökan hos Workation Group få information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig. Eventuella felaktiga personuppgifter kan du be att få rättade. Du kan också ansöka om att få personuppgifter raderade.

8. ÄNDRINGAR I DENNA POLICY

Workation Group AB förbehåller sig rätten att revidera denna personuppgiftspolicy från tid till annan. Datum för den senaste versionen framgår av dokumentet. Vid ändringar i denna personuppgiftspolicy kommer vi att publicera den senaste versionen på våra webbplatser. Du rekommenderas därför att läsa denna personuppgiftspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar denna policy på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när vi samlade in dina personuppgifter kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar. Vid mer omfattande ändringar i denna personuppgiftspolicy kommer vi att specifikt informera dig om detta. Om du adderar Personuppgifter om andra personer är du ansvarig för att Workation Group får behandla även de Personuppgifterna i enlighet med denna personuppgiftspolicy samt tillämpliga villkor.

9. TEKNISKA/ORGANISATORISKA ÅTGÄRDER

Workation Group vidtar löpande åtgärder för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”. Workation Group utvärderar kontinuerligt riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna.

Vi utbildar kontinuerligt vår personal i dataskyddsfrågor. Har ni direkta frågor om hur Workation Group arbetar med dataskyddsförordningen (GDPR)– kontakta gärna oss.

10. KONTAKTUPPGIFTER

Har du några frågor kring GDPR, vänligen maila eller ring Workation Group Personuppgiftsansvarig. Du kan även tillskriva oss på följande adress: Workation Group AB, Hufvudsta Gård Vedboden, 171 73 Solna

11. KLAGOMÅL

Du har rätt att kontakta och klaga hos Datainspektionen om du anser att dina personuppgifter har hanterats felaktigt av oss. Läs mer på www.datainspektionen.se.